Datenschutzrichtlinie

1. Wer wir sind

Der für Ihre personenbezogenen Daten verantwortliche Datencontroller ist:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litauen
Unternehmenskennnummer: 307088162
Umsatzsteuer-Identnummer: LT100018643518
Kontakt für Datenschutzangelegenheiten: support@awarda.eu.

2. Geltungsbereich

Awarda ist eine B2B-SaaS-Plattform, die öffentliche Ausschreibungen in den 27 EU-Mitgliedstaaten und Norwegen überwacht, diese mit dem Firmenprofil eines Abonnenten abgleicht und KI-gestützte Analysen (Übersetzung, Zusammenfassung, Passungsscoring) bereitstellt, um kleinen und mittleren Unternehmen dabei zu helfen, Ausschreibungen zu finden und sich darauf vorzubereiten. Diese Richtlinie behandelt die personenbezogenen Daten unserer Abonnenten, ihrer Teammitglieder und Website-Besucher. Sie regelt nicht die öffentlichen Ausschreibungsdaten selbst (Namen von Käufern, Ausschreibungsinhalte, CPV-Codes usw.), die wir aus offiziellen Quellen wie dem Tenders Electronic Daily (TED) und nationalen Ausschreibungsportalen beziehen und die bereits öffentliche Informationen sind, die von Auftraggeber veröffentlicht wurden.

3. Informationen, die wir erfassen

3.1 Konto- und Identitätsdaten
Wenn Sie sich anmelden, erfasst unser Authentifizierungsanbieter (Clerk) Ihren Namen, E-Mail-Adresse, Passwort (gehashed, für uns niemals sichtbar) und grundlegende Sitzungs-/Geräteinformationen, die erforderlich sind, um Sie sicher angemeldet zu halten.

3.2 Firmenprofikdaten
Bei der ersten Anmeldung und zur Nutzung der meisten Funktionen bitten wir Sie, ein Firmenprofil auszufüllen. Wenn Sie „Unternehmen" auswählen, umfasst dies: offizieller Name des Unternehmens, juristische Adresse und Land, Umsatzsteuer-Identnummer (optional – leer gelassen, wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind), Branchen und CPV-Codes von Interesse, Zertifizierungen, Referenzen, Versicherungsdetails und Ausschreibungswertpräferenzen (Minimum/Maximum, Ausschlüsse). Wenn Sie „Privatperson" auswählen, erfassen wir stattdessen die entsprechenden Identitäts- und Adressinformationen für Sie persönlich anstelle eines Unternehmens.

3.3 Abrechnungsdaten
Abonnement- und Zahlungsdetails – einschließlich Ihres Abrechnungsnamens, Abrechnungsadresse, Umsatzsteuer-/Steuer-ID, ausgewähltem Plan und Rechnungsverlauf – werden von Stripe, unserem Zahlungsabwickler, verarbeitet. Wir nutzen Stripe Tax, um Umsatzsteuer-Identnummern automatisch zu validieren und die richtige Steuerbehandlung zu bestimmen. Wir erhalten oder speichern niemals Ihre vollständige Kartennummer; Stripe verarbeitet Kartendaten direkt unter seinen eigenen PCI-DSS-zertifizierten Systemen.

3.4 Ausschreibungs- und Nutzungsdaten
Wir erfassen, welche Ausschreibungen Sie anschauen, speichern, KI-Zusammenfassungen für generieren, herunterladen oder exportieren, sowie allgemeine Nutzungs- und Analysedaten (besuchte Seiten, verwendete Funktionen, Zeitstempel) und technische Daten (IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, ungefähre Position anhand der IP), die zur Bedienung, Sicherung und Verbesserung des Dienstes erforderlich sind.

3.5 Kommunikation
Wenn Sie den Support kontaktieren oder wir Ihnen eine Transaktions-E-Mail senden (z. B. Ihre tägliche Ausschreibungsabgleich-Zusammenfassung, Rechnungsquittungen oder Kontomitteilungen), bewahren wir diese Korrespondenz und Lieferdaten auf.

3.6 Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden notwendige Cookies, um Sie angemeldet zu halten und um Ihre Sprach- und Anzeigepräferenzen zu speichern. Siehe Abschnitt 11 für Details.

4. Wie wir Ihre Informationen nutzen

Wir verarbeiten Ihre Daten für die folgenden Zwecke und rechtlichen Grundlagen gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Um den Dienst bereitzustellen – Ausschreibungen mit Ihrem Profil abzugleichen, KI-Zusammenfassungen zu generieren und Downloads/Exporte zu ermöglichen (Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen).
• Um Zahlungen zu verarbeiten, anwendbare Umsatzsteuer zu berechnen und Rechnungen auszustellen (Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen und Einhaltung unserer rechtlichen/steuerlichen Verpflichtungen).
• Um Ihnen die Ausschreibungen zu senden, über die Sie benachrichtigt werden möchten, und wichtige Konto-/Servicebenachrichtigungen (Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen).
• Um die Sicherheit, Integrität und Zuverlässigkeit des Dienstes zu gewährleisten, einschließlich Betrugs- und Missbrauchsprävention (unser berechtigtes Interesse).
• Um den Dienst zu verbessern und weiterzuentwickeln, einschließlich des Verständnisses, welche Funktionen verwendet werden (unser berechtigtes Interesse, abgewogen gegen Ihre Rechte).
• Um Sie über Produktaktualisierungen oder optionale Angebote zu kommunizieren, wenn Sie sich angemeldet haben (Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können).
• Um litauische und EU-rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen, einschließlich Buchhaltungs-, Steuer- und Rechnungsverpflichtungen (rechtliche Verpflichtung).

5. KI-Verarbeitung und automatisierte Funktionen

Awarda nutzt KI (über Microsoft Azure OpenAI Service, gehostet in EU-Datenzentren), um öffentliche Ausschreibungsnotizen zu übersetzen, zu deduplizieren, zu klassifizieren und zusammenzufassen sowie zu bewerten, wie gut eine Ausschreibung zu Ihrem Firmenprofil passt. Diese Ausgaben sind Informationen zur Entscheidungsunterstützung, die Ihnen helfen sollen, Chancen zu bewerten – sie führen von sich aus nicht zu einer rechtlichen oder ähnlich bedeutsamen Auswirkung auf Sie, und es wird automatisch keine Kauf-, Zulassungs- oder Durchsetzungsentscheidung über Sie als Datensubjekt getroffen. Sie behalten immer die Kontrolle darüber, ob und wie Sie auf eine KI-generierte Zusammenfassung oder ein Passungs-Score reagieren.

6. Mit wem wir Ihre Informationen teilen

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir teilen sie nur mit Dienstleistern („Auftragsverarbeitern"), die uns beim Betrieb von Awarda helfen, unter schriftlichen Datenverarbeitungsvereinbarungen, die sie verpflichten, Ihre Daten zu schützen und sie nur für die von uns angegebenen Zwecke zu nutzen, und – wenn Sie sich entscheiden, eine Integration zu aktivieren – mit Dritten, an die Sie uns Daten zu senden anweisen.

Daten werden diesen Anbietern nur über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS) über ihre APIs mitgeteilt – niemals per E-Mail, Tabellenkalkulationsexport oder andere unsichere Mittel. Wir können auch Informationen offenlegen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, um unsere Bedingungen durchzusetzen oder um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von Malkovich MB, unseren Nutzern oder anderen zu schützen.

7. Internationale Datenübertragungen

Wo möglich haben wir EU-Region-Verarbeitung gewählt – zum Beispiel läuft unser KI-Anbieter ausschließlich in EU-Datenzentren, sodass Daten und Profildaten, die für KI-Funktionen verarbeitet werden, nicht den EWR verlassen. Einige unserer Dienstleister (siehe Abschnitt 6) haben ihren Sitz außerhalb des EWR. Wenn personenbezogene Daten außerhalb des EWR übertragen werden, verlassen wir uns auf die Standard-Vertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen anderen rechtlich anerkannten Übertragungsmechanismus, und wir verpflichten diese Anbieter, Schutzmaßnahmen aufrechtzuerhalten, die dem DSGVO-Standard entsprechen.

8. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre Konto- und Firmenprofikdaten, solange Ihr Konto aktiv ist, und für eine angemessene Zeit danach, falls Sie es reaktivieren möchten. Abrechnungs- und Rechnungsunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie es nach litauischem Rechnungswesen- und Steuerrecht erforderlich ist. Nutzungsprotokolle und technische Daten werden für einen begrenzten Zeitraum für Sicherheits- und Betriebszwecke aufbewahrt und dann gelöscht oder anonymisiert. Wenn Sie Ihr Konto schließen, löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, außer wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, diese zu speichern (z. B. Steuerdatensätze).

9. Sicherheitsmaßnahmen

Wir wenden technische und organisatorische Maßnahmen an, die dem Risiko angemessen sind, einschließlich:

• Verschlüsselung von Daten während der Übertragung (TLS/HTTPS über den Dienst und alle API-Verbindungen zu Auftragsverarbeitern) und Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand in unseren Datenbanken.
• Zugriffskontrollen, die einschränken, wer bei Malkovich MB und unseren Auftragsverarbeitern auf personenbezogene Daten zugreifen kann, auf Basis des Prinzips der geringsten Berechtigung.
• Sichere Authentifizierung und Sitzungsverwaltung über unseren Identitätsanbieter.
• Karten- und Zahlungsdaten, die vollständig von Stripe unter seiner eigenen PCI-DSS-zertifizierten Infrastruktur verarbeitet werden – wir sehen oder speichern niemals vollständige Kartennummern.
• Schriftliche Datenverarbeitungsvereinbarungen mit jedem in Abschnitt 6 aufgeführten Auftragsverarbeiter.
• Laufende Überprüfung unserer Infrastrukturkonfiguration (Header, Hosting, Zugriffsrichtlinien) als Teil der regelmäßigen Sicherheitswartung.

Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist zu 100 % sicher, und wir können absolute Sicherheit nicht garantieren, aber wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Schutzmaßnahmen zu verbessern.

10. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Wenn Sie sich im EWR befinden (oder auf andere Weise durch die DSGVO geschützt sind), haben Sie das Recht zu:

• Zugang zu den personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie speichern.
• Ungenaue oder unvollständige Daten berichtigen.
• Ihre Daten löschen („Recht auf Vergessenwerden"), vorbehaltlich unserer rechtlichen Aufbewahrungsverpflichtungen.
• Die Verarbeitung einschränken oder gegen diese Einspruch erheben, einschließlich der Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses.
• Ihre Daten in einem tragbaren, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Die Einwilligung jederzeit widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung basiert, ohne die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf zu beeinträchtigen.
• Eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen – in Litauen bei der Valstybine duomenu apsaugos inspekcija (VDAI) oder bei der Datenschutzbehörde Ihres eigenen EU-Wohnsitzlandes.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter support@awarda.eu. Wir werden innerhalb der von der DSGVO geforderten Fristen antworten.

11. Cookies und Nachverfolgungstechnologien

Notwendige Cookies
Wir verwenden notwendige Cookies für die Authentifizierung (um Sie angemeldet zu halten) und um Ihre ausgewählte Anzeigesprache zu speichern. Diese Cookies sind erforderlich, damit der Dienst funktioniert, und benötigen keine Zustimmung gemäß geltenden E-Privacy-Regeln.

Analytics-Cookies – Google Analytics 4 (optional, zustimmungsbasiert)
Wir verwenden Google Analytics 4, geladen über Google Tag Manager (Container GTM-TQHBFTZ8), um zu verstehen, wie Besucher die Awarda-Website nutzen. GA4 erfasst anonymisierte Nutzungsdaten – besuchte Seiten, Verweildauer auf der Website, ungefähre geografische Region (Land/Stadt), Gerätetyp und Interaktionsereignisse. Die rechtliche Grundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (Artikel 6(1)(a) DSGVO). Keine Werbe- oder Remarketing-Funktionen sind aktiviert.

Sie können Ihre Cookie-Präferenzen bei Ihrem ersten Besuch auf der Website wählen oder jederzeit, indem Sie auf „Cookie-Einstellungen" in der Website-Fußzeile klicken. Das Widerrufen der Einwilligung beeinträchtigt nicht die Rechtmäßigkeit jeglicher Verarbeitung vor dem Widerruf.

Analytics-Datenspeicherung
Analyseereignisdaten werden von Google bis zu 14 Monate lang gespeichert (wie in der GA4-Property konfiguriert). Wir erhalten oder speichern diese Daten nicht in unseren eigenen Systemen.

Google als Dienstleister
Google Analytics und Google Tag Manager sind Dienste von Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Von GA4 erfasste Daten werden unter Standard-Vertragsklauseln an Google-Server in den Vereinigten Staaten übertragen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Google unter https://policies.google.com/privacy.

Produktanalyse von PostHog (optional, zustimmungsbasiert)
Die Produktanalyse von PostHog ist optional und zustimmungsbasiert. Sie wird nur auf www.awarda.eu nach Ihrer Zustimmung zu Analytics geladen und verwendet den EU-Endpunkt: https://eu.i.posthog.com. Wir nutzen sie, um die Nutzung von Seiten und Funktionen zu verstehen und den Dienst zu verbessern. Sie kann Seitenaufrufe, Interaktionsereignisse, Browser- und Gerätemetadaten, den ungefähren Standort und eine pseudonyme Kennung verarbeiten. Personenprofile werden nur für identifizierte Nutzer erstellt. Die Erfassung endet, wenn die Einwilligung widerrufen wird. Weitere Informationen finden Sie unter https://posthog.com/privacy. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. PostHog verwendet Erstanbieter-Cookies und den lokalen Browser-Speicher für eine pseudonyme distinct ID und eine Sitzungs-ID; bei Widerruf Ihrer Analytics-Einwilligung werden sie deaktiviert und gelöscht. Awarda speichert PostHog-Ereignisdaten 12 Monate lang.

Microsoft Clarity (optional, zustimmungsbasiert)
Wir verwenden Microsoft Clarity, das nur nach Ihrer Einwilligung in die Analysen geladen wird, um zu verstehen, wie Besucher die Awarda‑Website anhand anonymisierter Nutzungsstatistiken und Sitzungsaufzeichnungen verwenden. Clarity kann Interaktionsdaten, Geräte‑ und Browserinformationen, ungefähre Standortdaten und pseudonyme Kennungen erfassen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Microsoft verarbeitet diese Daten in den Vereinigten Staaten unter den geltenden Übertragungssicherungen. Weitere Informationen finden Sie in Microsofts Privacy Statement.

12. Datenschutz für Kinder

Awarda ist ein Business-to-Business-Dienst, der für die Nutzung durch Unternehmen und Fachleute vorgesehen ist. Er ist nicht auf Personen unter 18 Jahren ausgerichtet, und wir erfassen bewusst keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren.

13. Änderungen an dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken, unseren Dienstleistern oder geltenden Rechtsvorschriften widerzuspiegeln. Wir veröffentlichen die aktualisierte Version auf dieser Seite mit einem überarbeiteten Geltungsdatum, und wenn Änderungen wesentlich sind, benachrichtigen wir Sie per E-Mail oder über den Dienst.

14. Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder zum Umgang mit Ihren Daten haben, kontaktieren Sie:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litauen
E-Mail: support@awarda.eu