Tietosuojakäytäntö

1. Keitä olemme

Henkilötietojasi käsittelevä rekisterinpitäjä on:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Liettua
Yhtiötunnus: 307088162
Verorekisteri: LT100018643518
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: support@awarda.eu.

2. Soveltamisala

Awarda on B2B SaaS -alusta, joka valvoo julkisia hankintailmoituksia 27 EU-jäsenvaltiossa ja Norjassa, vertaa niitä tilaajan yritysprofiiliin ja tarjoaa tekoäly-avusteista analyysia (käännös, yhteenveto, soveltuvuusarvio) auttaakseen pieniä ja keskisuuria yrityksiä löytämään ja valmistautumaan tarjouksiin. Tämä käytäntö koskee tilaajienne, heidän tiiminjäsentensä ja verkkosivustojen vierailijoiden henkilötietoja. Se ei säätele julkista hankintadataa (ostajien nimet, ilmoituksen sisältö, CPV-koodit jne.), jonka hankimme virallisista lähteistä, kuten Tenders Electronic Daily (TED) -palvelusta ja kansallisista hankintaportaaleista, ja joka on jo julkista tietoa, jonka hankintaviranomaiset ovat julkaisseet.

3. Mitä tietoja keräämme

3.1 Tilin ja henkilöllisyystiedot
Kun rekisteröidyt, todentamisen tarjoaja (Clerk) kerää nimesi, sähköpostiosoitteesi, salasanasi (hajautettu, ei näkyvissä meille) ja perustiedot istunnosta/laitteesta, jotka tarvitaan turvallisuuden kannalta.

3.2 Yritysprofiilitiedot
Ensimmäisellä kirjautumisella ja suurimman osan ominaisuuksien käyttämiseksi pyydämme sinua täyttämään yritysprofiili. Jos valitset "Yritys", tämä sisältää: yrityksen laillisen nimen, oikeustoimilaisen osoitteen ja maan, ALV-tunnuksen (valinnainen – jätetään tyhjäksi, jos et ole ALV-velvoitteinen), kiinnostuksen alat ja CPV-koodit, sertifikaatit, viitteet, vakuutustiedot ja tarjousarvon mieltymykset (minimi/maksimi, poikkeamat). Jos valitset "Yksityishenkilö", keräämme vastaavat henkilöllisyys- ja osoitetiedot sinusta henkilökohtaisesti yrityksen sijaan.

3.3 Laskutustiedot
Tilaus- ja maksutiedot – kuten laskutusnimi, laskutusosoite, ALV/verotusnumero, valittu suunnitelma ja laskuhistoria – käsittelee Stripe, maksuntuoja. Käytämme Stripe Tax -palvelua ALV-numeroiden automaattiseen vahvistamiseen ja oikean verokäsittelyn määrittämiseen. Emme koskaan vastaanota tai säilytä koko korttinumeroasi; Stripe käsittelee korttitiedot suoraan omien PCI-DSS-sertifioidun järjestelmissä.

3.4 Tarjous- ja käyttötiedot
Tallennaimme mitä tarjouksia katsot, tallennat, luot tekoäly-yhteenvetoja, lataat tai viet, sekä yleisiä käyttö- ja analytiikkatietoja (käytetyt sivut, käytetyt ominaisuudet, aikaleimat) ja teknisiä tietoja (IP-osoite, selain ja laitteen tyyppi, IP-osoitteesta johdettu likimääräinen sijainti) joita tarvitaan palvelun toimintaan, suojaamiseen ja parantamiseen.

3.5 Viestintä
Jos otat yhteyttä tukeen tai jos lähetämme sinulle tapahtumaposta (kuten päivittäinen tarjousvastaavuusyhteenveto, laskujen kuitit tai tilinilmoitukset), säilytämme kyseisen kirjeenvaihdon ja toimittotiedot.

3.6 Evästeet ja vastaavat teknologiat
Käytämme ehdottomasti välttämättömiä evästeitä pysyäksemme kirjautuneena ja muistaa kielen ja näytönasetuksesi. Katso kohta 11 lisätietoja varten.

4. Kuinka käytämme tietojasi

Käsittelemme tietojasi seuraavien tarkoitusten ja oikeusperusteiden mukaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) alla:

• Palvelun tarjoamiseksi – tarjousten sovittamiseksi profiiliisi, tekoäly-yhteenveto- ja lataus-/vientitoiminnoille (sopimuksemme täyttäminen kanssasi).
• Maksujen käsittelyyn, sovellettavan ALV:n laskemiseen ja laskujen myöntämiseen (sopimuksemme täyttäminen kanssasi sekä oikeudellisten/verotuksellisten velvoitteiden noudattaminen).
• Pyytämiesi tarjousten lähettämiseen ja välttämättömien tilin/palvelujen ilmoitusten toimittamiseen (sopimuksemme täyttäminen kanssasi).
• Palvelun turvallisuuden, eheyden ja luotettavuuden ylläpitoon, mukaan lukien petos- ja väärinkäytön estäminen (meidän oikeutettu etu).
• Palvelun parantamiseen ja kehittämiseen, mukaan lukien sen ymmärtäminen, mitä ominaisuuksia käytetään (meidän oikeutettu etu, tasapainoitettuna oikeuksiasi vastaan).
• Viestintä kanssasi tuotepäivityksistä tai valinnaisista tarjouksista, joissa olet antanut suostumuksensa (suostumus, jonka voit peruuttaa milloin tahansa).
• Liettualaisten ja EU:n oikeudellisten velvoitteiden noudattamiseen, mukaan lukien kirjanpito-, vero- ja laskutusvaatimukset (oikeudellinen velvoite).

5. Tekoälyn käsittely ja automaattiset ominaisuudet

Awarda käyttää tekoälyä (Microsoft Azure OpenAI Servicen välityksellä, isännöity EU-tietokeskuksissa) julkisten tarjousilmoitusten kääntämiseen, poistamiseen duplikaateista, luokittelemiseen ja yhteenvetoon sekä pistemäärittelyyn, kuinka hyvin tarjous soveltuu yritysprofiiliisi. Nämä tulokset ovat päätöksessä avuksi tarkoitettuja tietoja, joita auttavat sinua arvioimaan mahdollisuuksia – ne eivät itsessään tuota mitään oikeudellista tai vastaavasti merkittävää vaikutusta sinuun, ja mitään ostamista, kelpoisuutta tai täytäntöönpano-päätöstä ei tehdä automaattisesti sinua koskevasta tietosubjektista. Sinä olet aina kontrollin hallinnassa siitä, toimiiko et ja miten toimivat tekoälyn tuottaman yhteenvedon tai soveltuvuuspistemäärän suhteen.

6. Kenen kanssa jaamme tietojasi

Emme myy henkilötietojasi. Jaamme sen vain palveluntarjoajien ("käsittelijöiden") kanssa, jotka auttavat meitä Awardan käyttämisessä, kirjoitetuissa tietojen käsittelysopimusissa, jotka edellyttävät heitä suojaavansa tietojasi ja käyttävät sitä vain määritellyistä tarkoituksista, ja – jos haluat ottaa käyttöön integrointeja – kolmansien osapuolten kanssa, joille ohjaat meitä lähettämään tietoja.

Tiedot paljastetaan näille palveluntarjoajille vain salattujen yhteyksien kautta (HTTPS/TLS) heidän ohjelmointirajapintojensa kautta – ei koskaan sähköpostilla, laskentataulukkojen viennillä tai muilla epäturvallisilla tavoilla. Voimme myös paljastaa tietoja, kun laki sitä vaatii, soveltaa sopimusehtoamme tai suojella Malkovich MB:n, käyttäjien tai muiden oikeuksia, omaisuutta tai turvallisuutta.

7. Kansainväliset tietojen siirrot

Aina kun mahdollista, olemme valinneet EU-alueen käsittelyn – esimerkiksi tekoälypalveluntarjoajamme toimii yksinomaan EU-tietokeskuksissa, joten tarjous- ja profiilitiedot, jotka käsitellään tekoälyominaisuuksille, eivät poistu ETA:sta. Jotkut palveluntarjoajistamme (katso kohta 6) on perustettu ETA:n ulkopuolelle. Kun henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, turvaudumme Euroopan komission vakiosopimusklaausuleihin tai muuhun laillisesti tunnustettuun siirtomekanismiin, ja vaadimme näiltä palveluntarjoajilta vaatimukseltaan GDPR-standardien vastaisia suojauksia.

8. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme tilin ja yritysprofiilitietoasi niin kauan kuin tilisi on aktiivinen, ja kohtuullisen ajan jälkeen siinä tapauksessa, että haluat aktivoida sen uudelleen. Laskutus- ja laskurekisterit säilytetään niin kauan kuin Liettuan kirjanpito- ja verolaki vaatii. Käyttölokit ja tekniset tiedot säilytetään rajoitetun ajan turvallisuus- ja operatiivisiin tarkoituksiin ja poistetaan tai anonymisoidaan. Jos suljet tilisi, poistamme tai anonymisoimme henkilötietosi, paitsi jos olemme laillisesti velvollisia säilyttämään ne (esimerkiksi verotietueita).

9. Turvatoimenpiteet

Sovellamme riskille sopivaa tekniikkaa ja organisatorisia toimenpiteitä, mukaan lukien:

• Tietojen salaus siirron aikana (TLS/HTTPS koko palvelun ja kaikista API-yhteyksistä käsittelijöille) ja tietojen salaus levyllä olevissa tietokannassamme.
• Pääsyn hallinta, joka rajoittaa keitä Malkovich MB:stä ja käsittelijöistämme voivat käyttää henkilötietoja vähimmäisoikeuden perusteella.
• Suojattu todennus ja istunnon hallinta todentamisen tarjoajamme kautta.
• Kortti- ja maksutiedot käsitellään kokonaan Stripe-palvelun kautta sen omassa PCI-DSS-sertifioidussa infrastruktuurissa – emme koskaan näe tai säilytä kortin koko numeroa.
• Kirjalliset tietojen käsittelysopimukset jokaisen kohdassa 6 luetellun käsittelijän kanssa.
• Jatkuva infrastruktuurin konfiguraation tarkistus (otsikot, isännöinti, pääsykäytännöt) osana säännöllistä turvallisuuden ylläpitoa.

Mikään siirtotapa tai tallennustapa ei ole 100% turvallinen, eikä voimme taata absoluuttista turvallisuutta, mutta työskentelemme jatkuvasti suojausten parantamiseksi.

10. Oikeutesi GDPR:n alla

Jos olet sijainnissa ETA:ssa (tai muuten GDPR:n suojaama), sinulla on oikeus:

• Käyttää henkilötietoja, joita säilytämme sinusta.
• Oikaista epätarkkoja tai puutteellisia tietoja.
• Poistaa tietosi ("oikeus unohtaa"), maksussaan olevien säilytysvelvoitteista riippuen.
• Rajoittaa tai vastustaa tiettyä käsittelyä, mukaan lukien oikeutettuun intressiin perustuva käsittely.
• Vastaanottaa tietosi kannettavassa, koneella luettavassa muodossa.
• Peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen, vaikuttamatta käsittelyn lainmukaisuuteen ennen peruutusta.
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle – Liettuassa Valstybine duomenu apsaugos inspekcija (VDAI) tai tietosuojaviranomainen omassa EU-kotimaassasi.

Käyttääksesi joitakin näistä oikeuksista, ota yhteyttä meihin osoitteeseen support@awarda.eu. Vastaamme GDPR:n vaatimissa aikarajoissa.

11. Evästeet ja seurantateknologiat

Ehdottoman välttämättömät evästeet
Käytämme ehdottoman välttämättömiä evästeitä todennukseen (pitääksemme sinut kirjautuneena sisään) ja muistamaan valitsemasi näyttökielen. Näitä evästeitä vaaditaan palvelun toimintaan, eivätkä ne vaadi suostumusta sovellettavien sähköisen viestinnän tietosuojasääntöjen mukaan.

Analytiikkaevästeet — Google Analytics 4 (valinnainen, suostumukseen perustuva)
Käytämme Google Analytics 4:ää, joka ladataan Google Tag Managerin (säiliö GTM-TQHBFTZ8) kautta, ymmärtääksemme, miten vierailijat käyttävät Awardan verkkosivustoa. GA4 kerää anonymisoituja käyttötietoja — katsellut sivut, sivustolla vietetty aika, likimääräinen maantieteellinen alue (maa/kaupunki), laitetyyppi ja vuorovaikutustapahtumat. Tämän käsittelyn oikeusperuste on suostumuksesi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Mitään mainos- tai uudelleenmarkkinointiominaisuuksia ei ole otettu käyttöön.

Voit valita evästeasetuksesi vieraillessasi sivustolla ensimmäistä kertaa tai milloin tahansa napsauttamalla verkkosivuston alatunnisteessa olevaa "Evästeasetukset"-linkkiä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Analytiikkatietojen säilytys
Google säilyttää analytiikkatapahtumatietoja enintään 14 kuukautta (kuten GA4-omaisuudessa on määritetty). Emme vastaanota tai tallenna näitä tietoja omiin järjestelmiimme.

Google palveluntarjoajana
Google Analytics ja Google Tag Manager ovat Google LLC:n, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, palveluita. GA4:n keräämät tiedot siirretään Googlen palvelimille Yhdysvaltoihin vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti. Lisätietoja on Googlen tietosuojakäytännössä osoitteessa https://policies.google.com/privacy.

PostHog-tuoteanalytiikka (valinnainen, suostumukseen perustuva)
Käytämme PostHog-tuoteanalytiikkaa, joka ladataan osoitteessa www.awarda.eu vasta kun olet antanut suostumuksesi analytiikkaan, PostHogin EU-päätepisteen kautta osoitteessa https://eu.i.posthog.com. Se auttaa meitä ymmärtämään, miten sivuja ja ominaisuuksia käytetään, ja parantamaan Palvelua. PostHog voi käsitellä sivulatauksia, vuorovaikutustapahtumia, selain- ja laitemetatietoja, likimääräistä sijaintia ja salanimistä tunnistetta. Henkilöprofiileja luodaan vain tunnistetuille käyttäjille. Kerääminen loppuu, kun peruutat suostumuksesi. Lisätietoja on PostHogin tietosuojakäytännössä. Tämän käsittelyn oikeusperuste on suostumuksesi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). PostHog käyttää ensimmäisen osapuolen evästeitä ja selaimen paikallista tallennustilaa salanimistä erillistä tunnusta ja istuntotunnusta varten; nämä poistetaan käytöstä ja tyhjennetään, kun peruutat analytiikkasuostumuksesi. Awarda säilyttää PostHogin tapahtumatietoja 12 kuukautta.

Microsoft Clarity (valinnainen, suostumukseen perustuva)
Käytämme Microsoft Clarityä, joka ladataan vasta kun olet antanut suostumuksesi analytiikkaan, ymmärtääksemme, miten vierailijat käyttävät Awardan verkkosivustoa anonymisoidun käyttöanalytiikan ja istuntotallenteiden avulla. Clarity voi kerätä vuorovaikutustietoja, laite- ja selaintietoja, likimääräisen sijainnin ja salanimisiä tunnisteita. Tämän käsittelyn oikeusperuste on suostumuksesi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Microsoft käsittelee näitä tietoja Yhdysvalloissa sovellettavien siirtosuojatoimenpiteiden mukaisesti. Lisätietoja on Microsoftin Tietosuojalausekkeessa.

12. Lasten tietosuoja

Awarda on liiketoimintaa koskeva palvelu, jonka tarkoitus on käyttää yrityksiä ja ammattilaisia. Se ei ole osoitettu alle 18-vuotiaille henkilöille eikä keräämme tietoisesti henkilötietoja niiltä.

13. Muutokset tähän käytäntöön

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain kuvastamaan muutoksia käytäntöissämme, palveluntarjoajissamme tai soveltuvassa laissa. Julkaisemme päivitetyn version tälle sivulle päivitetyllä voimaantulopäivämäärällä, ja jos muutokset ovat materiaalisia, ilmoitamme sinulle sähköpostilla tai palvelun kautta.

14. Ota meihin yhteyttä

Jos sinulla on kysymyksiä tästä tietosuojakäytännöstä tai siitä, kuinka käsittelemme tietojasi, ota yhteyttä:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Liettua
Sähköposti: support@awarda.eu