Privacybeleid

1. Wie wij zijn

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litouwen
Ondernemingsnummer: 307088162
Btw-nummer: LT100018643518
Contact voor privacyzaken: support@awarda.eu.

2. Toepassingsgebied

Awarda is een B2B SaaS-platform dat aanbestedingsberichten in de 27 EU-lidstaten en Noorwegen monitort, deze koppelt aan het bedrijfsprofiel van een abonnee en AI-ondersteunde analyses biedt (vertaling, samenvatting, fit-scoring) om kleine en middelgrote ondernemingen te helpen aanbestedingen te vinden en zich erop voor te bereiden. Dit beleid heeft betrekking op de persoonsgegevens van onze abonnees, hun teamleden en websitebezoekers. Het regelt niet de openbare aanbestedingsgegevens zelf (namen van aanbesteders, inhoud van berichten, CPV-codes, enz.), die wij verzamelen uit officiële bronnen zoals Tenders Electronic Daily (TED) en nationale aanbestedingsportalen en die reeds openbare informatie zijn gepubliceerd door aanbestedende diensten.

3. Informatie die wij verzamelen

3.1 Account- en identiteitsgegevens
Wanneer u zich aanmeldt, verzamelt onze authenticatieprovider (Clerk) uw naam, e-mailadres, wachtwoord (gehashed, nooit zichtbaar voor ons) en basis sessie-/apparaatinformatie die nodig is om u veilig aangemeld te houden.

3.2 Bedrijfsprofielgegevens
Bij de eerste aanmelding, en om de meeste functies te gebruiken, vragen wij u een bedrijfsprofiel in te vullen. Als u "Bedrijf" selecteert, omvat dit: wettelijke naam van het bedrijf, wettelijk adres en land, btw-nummer (optioneel — blanco gelaten als u niet btw-plichtig bent), sectoren en CPV-codes van interesse, certificeringen, referenties, verzekeringsgegevens en voorkeuren voor aanbestedingswaarde (minimum/maximum, uitsluitingen). Als u "Particulier" selecteert, verzamelen wij in plaats van bedrijfsgegevens de equivalente identiteits- en adresgegevens van u persoonlijk.

3.3 Factureringsgegevens
Abonnements- en betalingsgegevens — met inbegrip van uw factureringsnaam, factureringsadres, btw-/fiscaal nummer, gekozen abonnement en factuurgeschiedenis — worden verwerkt door Stripe, onze betalingsverwerker. Wij gebruiken Stripe Tax om automatisch btw-nummers te valideren en de juiste fiscale behandeling te bepalen. Wij ontvangen of bewaren nooit uw volledige kaartnummer; Stripe verwerkt kaartgegevens rechtstreeks onder zijn eigen PCI-DSS gecertificeerde systemen.

3.4 Tender- en gebruiksgegevens
Wij registreren welke aanbestedingen u bekijkt, opslaat, waarvoor u AI-samenvattingen genereert, downloadt of exporteert, samen met algemene gebruiks- en analysegegevens (bezochte pagina's, gebruikte functies, tijdstempels) en technische gegevens (IP-adres, browser- en apparaattype, geschatte locatie afgeleid van IP) die nodig zijn om de Dienst te bedienen, te beveiligen en te verbeteren.

3.5 Communicatie
Als u contact opneemt met de ondersteuning, of als wij u transactionele e-mail sturen (zoals uw dagelijkse tender-match overzicht, factuurontvangstbewijzen of accountmeldingen), bewaren wij die correspondentie en leveringsgegevens.

3.6 Cookies en vergelijkbare technologieën
Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies om u aangemeld te houden en om uw taal- en weergavevoorkeuren te onthouden. Zie Sectie 11 voor details.

4. Hoe wij uw informatie gebruiken

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden op grond van de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR):

• Om de Dienst te leveren — aanbestedingen koppelen aan uw profiel, AI-samenvattingen genereren en downloads/exports mogelijk maken (uitvoering van onze overeenkomst met u).
• Om betalingen te verwerken, toepasselijke btw te berekenen en facturen uit te geven (uitvoering van onze overeenkomst met u, en naleving van onze wettelijke/fiscale verplichtingen).
• Om u de aanbestedingen te sturen waarvoor u heeft gevraagd gewaarschuwd te worden, en essentiële account-/dienstmeldingen (uitvoering van onze overeenkomst met u).
• Om de veiligheid, integriteit en betrouwbaarheid van de Dienst te handhaven, met inbegrip van preventie van fraude en misbruik (ons gerechtvaardigd belang).
• Om de Dienst te verbeteren en te ontwikkelen, met inbegrip van inzicht in welke functies worden gebruikt (ons gerechtvaardigd belang, afgewogen tegen uw rechten).
• Om met u te communiceren over productupdates of optionele aanbiedingen, wanneer u hiervoor heeft gekozen (toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken).
• Om te voldoen aan Litouwse en EU-wettelijke verplichtingen, met inbegrip van boekhouding-, belasting- en factureringsvereisten (wettelijke verplichting).

5. AI-verwerking en geautomatiseerde functies

Awarda gebruikt AI (via Microsoft Azure OpenAI Service, gehost in EU-datacenters) om openbare aanbestedingsberichten te vertalen, te dedupliceren, te classificeren en samen te vatten, en om te scoren hoe goed een aanbesteding bij uw bedrijfsprofiel past. Deze outputs zijn beslissingsondersteunende informatie bedoeld om u te helpen kansen te evalueren — ze produceren op zichzelf geen juridisch of vergelijkbaar significant effect op u, en er wordt geen aankoop-, geschiktheids- of handhavingsbeslissing automatisch over u als betrokkene genomen. U behoudt altijd de controle over of en hoe u handelt op basis van een door AI gegenereerde samenvatting of fit-score.

6. Met wie wij uw informatie delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen deze alleen met dienstverleners ("verwerkers") die ons helpen Awarda te runnen, op basis van schriftelijke verwerkersovereenkomsten die hen verplichten uw gegevens te beschermen en alleen te gebruiken voor de doeleinden die wij specificeren, en — wanneer u ervoor kiest een integratie in te schakelen — met derden aan wie u ons opdraagt gegevens te versturen.

Gegevens worden alleen via versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) via hun API's aan deze providers verstrekt — nooit via e-mail, spreadsheetexport of andere onbeveiligde middelen. Wij kunnen ook informatie openbaar maken waar dit wettelijk verplicht is, om onze voorwaarden te handhaven of om de rechten, eigendom of veiligheid van Malkovich MB, onze gebruikers of anderen te beschermen.

7. Internationale doorgiften van gegevens

Waar mogelijk hebben wij voor verwerking in de EU-regio gekozen — bijvoorbeeld draait onze AI-provider uitsluitend in EU-datacenters, zodat tender- en profielgegevens die voor AI-functies worden verwerkt de EER niet verlaten. Sommige van onze dienstverleners (zie Sectie 6) hebben hun hoofdkantoor buiten de EER. Waar persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, vertrouwen wij op de Standaard Contractbepalingen van de Europese Commissie of een ander wettelijk erkend doorgifte-mechanisme, en wij eisen dat deze providers waarborgen handhaven die equivalent zijn aan GDPR-normen.

8. Gegevensbewaring

Wij bewaren uw account- en bedrijfsprofielgegevens zolang uw account actief is, en gedurende een redelijke periode daarna voor het geval u het wilt heractiveren. Facturerings- en factuurgegevens worden bewaard zolang dit vereist is onder de Litouwse boekhoudings- en belastingwetgeving. Gebruikslogboeken en technische gegevens worden gedurende een beperkte periode bewaard voor beveiligings- en operationele doeleinden en vervolgens verwijderd of geanonimiseerd. Als u uw account sluit, zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren, behalve waar wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren (bijvoorbeeld fiscale gegevens).

9. Beveiligingsmaatregelen

Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die passend zijn bij het risico, waaronder:

• Versleuteling van gegevens tijdens verzending (TLS/HTTPS over de Dienst en alle API-verbindingen met verwerkers) en versleuteling van gegevens in rust in onze databases.
• Toegangscontroles die beperken wie bij Malkovich MB en onze verwerkers toegang heeft tot persoonsgegevens, op basis van minimale privileges.
• Veilige authenticatie en sessiebeheer via onze identiteitsprovider.
• Kaart- en betalingsgegevens worden volledig door Stripe verwerkt onder zijn eigen PCI-DSS gecertificeerde infrastructuur — wij zien of bewaren nooit volledige kaartnummers.
• Schriftelijke verwerkersovereenkomsten met elke verwerker vermeld in Sectie 6.
• Doorlopende beoordeling van onze infrastructuurconfiguratie (headers, hosting, toegangsbeleid) als onderdeel van regelmatig beveiligingsonderhoud.

Geen enkele methode van verzending of opslag is 100% veilig, en wij kunnen absolute veiligheid niet garanderen, maar wij werken voortdurend aan verbetering van onze waarborgen.

10. Uw rechten onder de GDPR

Als u zich in de EER bevindt (of anderszins wordt beschermd door de GDPR), heeft u het recht om:

• Toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Onjuiste of onvolledige gegevens te rectificeren.
• Uw gegevens te laten wissen ("recht om vergeten te worden"), onder voorbehoud van onze wettelijke bewaarverplichtin gen.
• Bepaalde verwerkingen te beperken of ertegen bezwaar te maken, met inbegrip van verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Uw gegevens te ontvangen in een overdraagbaar, machineleesbaar formaat.
• Toestemming te allen tijde in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking.
• Een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit — in Litouwen de Staatsinspectie voor Gegevensbescherming (Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija, VDAI), of de autoriteit voor gegevensbescherming in uw eigen EU-land van verblijf.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via support@awarda.eu. Wij zullen binnen de door de GDPR vereiste termijnen reageren.

11. Cookies en trackingtechnologieën

Strikt noodzakelijke cookies
Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies voor authenticatie (u aangemeld houden) en om uw geselecteerde weergavetaal te onthouden. Deze cookies zijn vereist voor het functioneren van de Dienst en vereisen geen toestemming onder toepasselijke e-privacyregels.

Analysecookies — Google Analytics 4 (optioneel, op basis van toestemming)
Wij gebruiken Google Analytics 4, geladen via Google Tag Manager (container GTM-TQHBFTZ8), om te begrijpen hoe bezoekers de Awarda-website gebruiken. GA4 verzamelt geanonimiseerde gebruiksgegevens — bekeken pagina's, tijd op de site, geschatte geografische regio (land/stad), apparaattype en interactiegebeurtenissen. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, GDPR). Geen advertentie- of remarketingfuncties zijn ingeschakeld.

U kunt uw cookievoorkeuren kiezen wanneer u de site voor het eerst bezoekt, of op elk moment door te klikken op "Cookie-instellingen" in de voettekst van de website. Intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking die vóór intrekking is uitgevoerd.

Bewaring van analysegegevens
Analysegebeurtenisgegevens worden door Google bewaard gedurende maximaal 14 maanden (zoals geconfigureerd in de GA4-property). Wij ontvangen of bewaren deze gegevens niet in onze eigen systemen.

Google als dienstverlener
Google Analytics en Google Tag Manager zijn diensten van Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS. Gegevens verzameld door GA4 worden doorgegeven aan Google-servers in de Verenigde Staten onder Standaard Contractbepalingen. Voor meer informatie zie het privacybeleid van Google op https://policies.google.com/privacy.

PostHog-productanalyse (optioneel, op basis van toestemming)
Wij gebruiken PostHog-productanalyse, die alleen op www.awarda.eu wordt geladen nadat u toestemming voor analyse heeft gegeven, via het EU-eindpunt https://eu.i.posthog.com, om te begrijpen hoe pagina’s en functies worden gebruikt en de Dienst te verbeteren. PostHog kan bekeken pagina’s, interactiegebeurtenissen, browser- en apparaatgegevens, geschatte locatie en een pseudonieme identifier verwerken. Persoonsprofielen worden alleen voor geïdentificeerde gebruikers aangemaakt. Het verzamelen stopt wanneer u uw toestemming intrekt. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van PostHog. De rechtsgrond voor deze verwerking is uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG). PostHog gebruikt first-party cookies en lokale browseropslag voor een pseudonieme distinct ID en sessie-ID; deze worden uitgeschakeld en gewist wanneer u uw toestemming voor analytics intrekt. Awarda bewaart PostHog-gebeurtenisgegevens 12 maanden.

Microsoft Clarity (optioneel, op toestemming gebaseerd)
We gebruiken Microsoft Clarity, dat alleen wordt geladen nadat je analytics-toestemming hebt gegeven, om via geanonimiseerde gebruiksstatistieken en sessieopnamen te begrijpen hoe bezoekers de Awarda-website gebruiken. Clarity kan interactiegegevens, apparaat- en browserinformatie, een geschatte locatie en pseudonieme identificatoren verzamelen. De juridische grondslag voor deze verwerking is je toestemming (Artikel 6(1)(a) AVG). Microsoft verwerkt deze gegevens in de Verenigde Staten onder toepasselijke overdrachtswaarborgen. Zie voor meer informatie Microsofts privacyverklaring.

12. Privacy van kinderen

Awarda is een business-to-businessdienst bedoeld voor gebruik door bedrijven en professionals. Het is niet gericht op, en wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van, personen jonger dan 18 jaar.

13. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken, onze dienstverleners of toepasselijke wetgeving weer te geven. Wij zullen de bijgewerkte versie op deze pagina plaatsen met een herziene ingangsdatum, en waar wijzigingen materieel zijn, zullen wij u per e-mail of via de Dienst op de hoogte stellen.

14. Contact met ons opnemen

Als u vragen heeft over dit Privacybeleid of hoe wij uw gegevens verwerken, neem dan contact op met:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litouwen
E-mail: support@awarda.eu