Personvernerklæring

1. Hvem vi er

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litauen
Organisasjonsnummer: 307088162
MVA-nummer: LT100018643518
Kontakt for personvernspørsmål: support@awarda.eu.

2. Virkeområde

Awarda er en B2B SaaS-plattform som overvåker offentlige anbudsannonser i de 27 EU-medlemsstatene og Norge, matcher dem mot en abonnents firmaprofil, og tilbyr AI-assistert analyse (oversettelse, oppsummering, egnethetsvurdering) for å hjelpe små og mellomstore bedrifter med å finne og forberede seg til anbud. Denne retningslinjen dekker personopplysningene til våre abonnenter, deres teammedlemmer og nettstedsbesøkende. Den regulerer ikke de offentlige anbudsdataene i seg selv (kjøpernavn, anbudsinnhold, CPV-koder osv.), som vi henter inn fra offisielle kilder som Tenders Electronic Daily (TED) og nasjonale anskaffelsesportaler, og som allerede er offentlig informasjon publisert av oppdragsgivere.

3. Informasjon vi innhenter

3.1 Konto- og identitetsdata
Når du registrerer deg, innhenter vår autentiseringsleverandør (Clerk) ditt navn, e-postadresse, passord (hashet, aldri synlig for oss) og grunnleggende økt-/enhetsinformasjon som er nødvendig for å holde deg sikker innlogget.

3.2 Firmaprofildata
Ved første pålogging, og for å bruke de fleste funksjoner, ber vi deg om å fullføre en firmaprofil. Hvis du velger "Selskap", inkluderer dette: selskapets juridiske navn, juridisk adresse og land, MVA-nummer (valgfritt – latt tomt hvis du ikke er MVA-pliktig), sektorer og CPV-koder av interesse, sertifiseringer, referanser, forsikringsdetaljer og preferanser for anbudsverdi (minimum/maksimum, unntak). Hvis du velger "Privatperson", innhenter vi tilsvarende identitets- og adresseinformasjon for deg personlig i stedet for et selskap.

3.3 Faktureringsdata
Abonnements- og betalingsdetaljer – inkludert ditt faktureringsnavn, faktureringsadresse, MVA-/skatte-ID, valgt abonnement og fakturahistorikk – behandles av Stripe, vår betalingsformidler. Vi bruker Stripe Tax for automatisk å validere MVA-nummer og fastsette korrekt skattebehandling. Vi mottar eller lagrer aldri ditt fullstendige kortnummer; Stripe håndterer kortdata direkte under sine egne PCI-DSS-sertifiserte systemer.

3.4 Anbud- og bruksdata
Vi registrerer hvilke anbud du ser, lagrer, genererer AI-sammendrag for, laster ned eller eksporterer, sammen med generelle bruks- og analysedata (sider besøkt, funksjoner brukt, tidsstempler) og tekniske data (IP-adresse, nettleser- og enhetstype, omtrentlig plassering utledet fra IP) som er nødvendig for å drive, sikre og forbedre Tjenesten.

3.5 Kommunikasjon
Hvis du kontakter kundestøtte, eller hvis vi sender deg transaksjonse-post (som ditt daglige anbudssammendrag, faktureringskvitteringer eller kontovarsler), beholder vi den korrespondansen og leveringsdataene.

3.6 Informasjonskapsler og lignende teknologier
Vi bruker strengt nødvendige informasjonskapsler for å holde deg innlogget og for å huske ditt språk og visningspreferanser. Se avsnitt 11 for detaljer.

4. Hvordan vi bruker din informasjon

Vi behandler dine data for følgende formål og rettslige grunnlag i henhold til EUs generelle personvernforordning (GDPR):

• For å tilby Tjenesten – matche anbud til din profil, generere AI-sammendrag og muliggjøre nedlastinger/eksporter (oppfyllelse av vår avtale med deg).
• For å behandle betalinger, beregne gjeldende MVA og utstede fakturaer (oppfyllelse av vår avtale med deg, og overholdelse av våre juridiske/skattemessige forpliktelser).
• For å sende deg anbudene du har bedt om å bli varslet om, og vesentlige konto-/tjenestemeldinger (oppfyllelse av vår avtale med deg).
• For å opprettholde sikkerheten, integriteten og påliteligheten til Tjenesten, inkludert forebygging av svindel og misbruk (vår berettigede interesse).
• For å forbedre og utvikle Tjenesten, inkludert forstå hvilke funksjoner som brukes (vår berettigede interesse, avveid mot dine rettigheter).
• For å kommunisere med deg om produktoppdateringer eller valgfrie tilbud, der du har samtykket (samtykke, som du kan trekke tilbake når som helst).
• For å overholde litauiske og EU-rettslige forpliktelser, inkludert regnskaps-, skatte- og faktureringskrav (juridisk forpliktelse).

5. AI-behandling og automatiserte funksjoner

Awarda bruker AI (via Microsoft Azure OpenAI Service, hostet i EU-datasentre) for å oversette, deduplisere, klassifisere og oppsummere offentlige anbudsannonser, og for å vurdere hvor godt et anbud passer din firmaprofil. Disse resultatene er beslutningsstøtteinformasjon ment å hjelpe deg med å evaluere muligheter – de medfører ikke i seg selv noen juridisk eller tilsvarende betydelig virkning på deg, og ingen kjøps-, kvalifikasjons- eller håndhevingsbeslutning tas automatisk om deg som registrert. Du har alltid kontroll over om og hvordan du skal handle på grunnlag av et AI-generert sammendrag eller egnethetsscore.

6. Hvem vi deler din informasjon med

Vi selger ikke dine personopplysninger. Vi deler dem kun med tjenesteleverandører ("databehandlere") som hjelper oss med å drive Awarda, under skriftlige databehandleravtaler som krever at de beskytter dine data og kun bruker dem til de formålene vi spesifiserer, og – der du velger å aktivere en integrasjon – med tredjeparter du ber oss om å sende data til.

Data utleveres til disse leverandørene kun via krypterte tilkoblinger (HTTPS/TLS) gjennom deres API-er – aldri via e-post, regnearkeksport eller andre usikrede midler. Vi kan også utlevere informasjon der det kreves av loven, for å håndheve våre vilkår eller for å beskytte rettighetene, eiendommen eller sikkerheten til Malkovich MB, våre brukere eller andre.

7. Internasjonale dataoverføringer

Der det er mulig har vi valgt EU-regional behandling – for eksempel kjører vår AI-leverandør utelukkende i EU-datasentre, slik at anbud- og profildata behandlet for AI-funksjoner ikke forlater EØS. Noen av våre tjenesteleverandører (se avsnitt 6) har hovedkontor utenfor EØS. Der personopplysninger overføres utenfor EØS, baserer vi oss på EUkommisjonens standardavtaleklausuler eller en annen juridisk anerkjent overføringsmekanisme, og vi krever at disse leverandørene opprettholder sikkerhetstiltak tilsvarende GDPR-standarder.

8. Datalagring

Vi oppbevarer din konto- og firmaprofildata så lenge kontoen din er aktiv, og i en rimelig periode etterpå i tilfelle du ønsker å reaktivere den. Fakturerings- og fakturaposter oppbevares så lenge det kreves i henhold til litauisk regnskaps- og skattelovgivning. Brukslogger og tekniske data oppbevares i en begrenset periode for sikkerhets- og driftsformål og deretter slettet eller anonymisert. Hvis du lukker kontoen din, vil vi slette eller anonymisere dine personopplysninger unntatt der vi er juridisk pålagt å beholde dem (for eksempel skatteposter).

9. Sikkerhetstiltak

Vi anvender tekniske og organisatoriske tiltak som er passende i forhold til risikoen, inkludert:

• Kryptering av data under overføring (TLS/HTTPS på tvers av Tjenesten og alle API-tilkoblinger til databehandlere) og kryptering av data i hvile i våre databaser.
• Tilgangskontroller som begrenser hvem hos Malkovich MB og våre databehandlere som kan få tilgang til personopplysninger, på et minste privilegiums grunnlag.
• Sikker autentisering og økthåndtering via vår identitetsleverandør.
• Kort- og betalingsdata håndteres utelukkende av Stripe under sin egen PCI-DSS-sertifiserte infrastruktur – vi ser eller lagrer aldri fullstendige kortnumre.
• Skriftlige databehandleravtaler med hver databehandler nevnt i avsnitt 6.
• Løpende gjennomgang av vår infrastrukturkonfigurasjon (headere, hosting, tilgangsretningslinjer) som en del av regelmessig sikkerhetsvedlikehold.

Ingen overførings- eller lagringsmetode er 100 % sikker, og vi kan ikke garantere absolutt sikkerhet, men vi jobber kontinuerlig med å forbedre våre sikkerhetstiltak.

10. Dine rettigheter under GDPR

Hvis du befinner deg i EØS (eller på annen måte er beskyttet av GDPR), har du rett til å:

• Få tilgang til personopplysningene vi har om deg.
• Rette uriktige eller ufullstendige data.
• Slette dine data ("retten til å bli glemt"), underlagt våre juridiske oppbevaringsforpliktelser.
• Begrense eller motsette deg viss behandling, inkludert behandling basert på berettiget interesse.
• Motta dine data i et portabelt, maskinlesbart format.
• Trekke tilbake samtykke når som helst, der behandling er basert på samtykke, uten å påvirke lovligheten av behandling før tilbaketrekning.
• Klage til et tilsynsorgan – i Litauen, State Data Protection Inspectorate (Valstybine duomenu apsaugos inspekcija, VDAI), eller datatilsynet i ditt eget EU-bostedsland.

For å utøve noen av disse rettighetene, kontakt oss på support@awarda.eu. Vi vil svare innen tidsrammene som kreves av GDPR.

11. Informasjonskapsler og sporingsteknologier

Strengt nødvendige informasjonskapsler
Vi bruker strengt nødvendige informasjonskapsler for autentisering (holde deg innlogget) og for å huske ditt valgte visningsspråk. Disse informasjonskapslene er nødvendige for at Tjenesten skal fungere og krever ikke samtykke i henhold til gjeldende e-personvernregler.

Analyse-informasjonskapsler – Google Analytics 4 (valgfritt, samtykkebasert)
Vi bruker Google Analytics 4, lastet inn via Google Tag Manager (container GTM-TQHBFTZ8), for å forstå hvordan besøkende bruker Awarda-nettstedet. GA4 samler inn anonymiserte bruksdata – sider sett, tid på nettstedet, omtrentlig geografisk region (land/by), enhetstype og interaksjonshendelser. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er ditt samtykke (artikkel 6(1)(a) GDPR). Ingen annonserings- eller remarketingfunksjoner er aktivert.

Du kan velge dine informasjonskapselpreferanser når du først besøker nettstedet, eller når som helst ved å klikke "Informasjonskapselinnstillinger" i nettstedets bunntekst. Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av noen behandling utført før tilbaketrekning.

Oppbevaring av analysedata
Analysehendelsesdata oppbevares av Google i opptil 14 måneder (som konfigurert i GA4-egenskapen). Vi mottar eller lagrer ikke disse dataene i våre egne systemer.

Google som tjenesteleverandør
Google Analytics og Google Tag Manager er tjenester fra Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Data samlet inn av GA4 overføres til Google-servere i USA i henhold til standardavtaleklausuler. For ytterligere informasjon, se Googles personvernerklæring på https://policies.google.com/privacy.

PostHog produktanalyse (valgfritt, samtykkebasert)
PostHog lastes bare inn på www.awarda.eu etter at du har samtykket til analyse, og bruker EU-endepunktet https://eu.i.posthog.com. Formålet er å forstå hvordan sider og funksjoner brukes og å forbedre tjenesten. PostHog kan behandle sidevisninger, interaksjonshendelser, metadata om nettleser og enhet, omtrentlig plassering og en pseudonym identifikator. Personprofiler opprettes bare for identifiserte brukere. Innsamlingen stopper når samtykket trekkes tilbake. Les mer i PostHogs personvernerklæring. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er ditt samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR). PostHog bruker førsteparts informasjonskapsler og nettleserens lokale lagring for en pseudonym distinct ID og sesjons-ID; disse deaktiveres og slettes når du trekker tilbake analysesamtykket. Awarda oppbevarer PostHog-hendelsesdata i 12 måneder.

Microsoft Clarity (valgfritt, samtykkebasert)
Vi bruker Microsoft Clarity, lastet inn bare etter at du har gitt samtykke til analyse, for å forstå hvordan besøkende bruker Awarda-nettstedet gjennom anonymisert bruksanalyse og øktopptak. Clarity kan samle inn interaksjonsdata, enhets- og nettleserinformasjon, omtrentlig posisjon og pseudonymiserte identifikatorer. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er ditt samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR). Microsoft behandler disse dataene i USA under gjeldende overføringsgarantier. For mer informasjon, se Microsofts Personvernerklæring.

12. Barns personvern

Awarda er en bedrift-til-bedrift-tjeneste beregnet for bruk av selskaper og profesjonelle. Den er ikke rettet mot, og vi innhenter ikke bevisst personopplysninger fra, personer under 18 år.

13. Endringer i denne retningslinjen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen for å reflektere endringer i vår praksis, våre tjenesteleverandører eller gjeldende lov. Vi vil publisere den oppdaterte versjonen på denne siden med en revidert ikrafttredelsesdato, og der endringene er vesentlige, vil vi varsle deg via e-post eller gjennom Tjenesten.

14. Kontakt oss

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller hvordan vi håndterer dine data, kontakt:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litauen
E-post: support@awarda.eu