Politika zasebnosti

1. Kdo smo

Vodja obdelave osebnih podatkov, ki je odgovoren za vaše osebne podatke, je:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litva
Podjetniški kod: 307088162
Davčni kod: LT100018643518
Stik za vprašanja zasebnosti: support@awarda.eu.

2. Področje uporabe

Awarda je B2B SaaS platforma, ki spremlja javne razpise za javna naročila v vseh 27 državah EU in Norveški, jih uskladi s profilom podjetja naročnika in zagotavlja analizo z umetno inteligenco (prevod, povzetke, ocenjevanje ustreznosti), da bi manjšim in srednje velikim podjetjem pomagala najti in se pripraviti na razpise. Ta politika zajema osebne podatke naših naročnikov, njihovih članov ekipe in obiskovalcev spletnega mesta. Ne ureja javnih podatkov o javnih naročilih (imena kupcev, vsebina obvestil, kodi CPV itd.), ki jih črpamo iz uradnih virov, kot sta Tenders Electronic Daily (TED) in nacionalni portali javnih naročil, ki so že javne informacije, objavljene s strani naročnikov.

3. Podatki, ki jih zbiramo

3.1 Podatki računa in istovetnosti
Ko se prijavite, vaš ponudnik avtentifikacije (Clerk) zbere vaše ime, e-poštni naslov, geslo (heširano, za nas nikoli vidno) in osnovne informacije o seji/napravi, potrebne za varno prijavo.

3.2 Podatki profila podjetja
Ob prvi prijavi in za uporabo večine funkcij vas prosimo, da dokončate profil podjetja. Če izberete »Podjetje«, to vključuje: zakonito ime podjetja, pravni naslov in državo, davčno številko (izbirno — pustite prazno, če niste zavezani za davek na dodano vrednost), sektorje in kode CPV, ki vas zanimajo, certifikate, reference, podatke o zavarovalnici in preference za vrednost razpisov (najmanj/največ, izključitve). Če izberete »Posameznik«, namesto podjetja zbiramo enakovredne podatke o istovetnosti in naslovu za vas osebno.

3.3 Podatki o obračunavanju
Naročniški in plačilni podatki — vključno z imenom za obračun, naslovom za obračun, davčno/davčno številko, izbranim paketom in zgodovino računov — jih obdeluje Stripe, naš procesir plačil. Stripe Tax uporabljamo za samodejno preverjanje davčnih številk in določanje pravilnega davčnega obravnavanja. Nikoli ne prejmemo in ne shranjujemo vaše polne številke kartice; Stripe obvladuje podatke kartice neposredno v okviru svojih sistemov, certificiranih za PCI-DSS.

3.4 Podatki o razpisih in uporabi
Zabeležimo, katere razpise gledate, shranjujete, zanje generirate povzetke z umetno inteligenco, prenesete ali izvozite, skupaj s splošnimi podatki o uporabi in analitiko (obiskane strani, uporabljene funkcije, časovni žigi) in tehničnimi podatki (naslov IP, tip brskalnika in naprave, približna lokacija, izpeljana iz naslova IP), potrebnimi za obratovanje, zaščito in izboljšanje Storitve.

3.5 Komunikacije
Če se obrnete na podporo ali pa vam pošljemo transakcijsko e-pošto (na primer vaš dnevni povzetek ujemanja razpisov, račune ali obvestila računa), te korespondence in podatke o dostavi ohranimo.

3.6 Piškotki in podobne tehnologije
Uporabljamo nujno potrebne piškotke, da vas obdržimo prijavljene in da si zapomnimo vaše jezikovne preference in nastavitve prikaza. Podrobnosti glejte v razdelku 11.

4. Kako uporabljamo vaše podatke

Vaše podatke obdelujemo v naslednje namene in na naslednjih zakonskih podlagah v skladu s splošno uredbo EU o varstvu podatkov (GDPR):

• Zagotavljanje Storitve — ujemanje razpisov s svojim profilom, generiranje povzetkov z umetno inteligenco in omogočanje prenosov/izvozov (izpolnjevanje naše pogodbe z vami).
• Obdelava plačil, izračun uporabljive davčne stopnje na dodano vrednost in izdaja računov (izpolnjevanje naše pogodbe z vami ter izpolnjevanje naših pravnih/davčnih obveznosti).
• Pošiljanje razpisov, za katere ste prosili, da vas obveščamo, ter pošiljanje temeljnih obvestil o računu/storitvi (izpolnjevanje naše pogodbe z vami).
• Vzdrževanje varnosti, integritete in zanesljivosti Storitve, vključno s preprečevanjem goljufij in zlorab (naš legitimni interes).
• Izboljšanje in razvoj Storitve, vključno z razumevanjem, katere funkcije se uporabljajo (naš legitimni interes, vzravnoteženega z vašimi pravicami).
• Komuniciranje z vami o posodobitvah izdelka ali neobveznih ponudbah, če ste se prijavili (soglasje, katero lahko kadar koli prekličete).
• Izpolnjevanje litvanskih in EU pravnih obveznosti, vključno s knjiženju, davkom in zahtevami za izdajanje računov (pravna obveza).

5. Obdelava z umetno inteligenco in avtomatizirane funkcije

Awarda uporablja umetno inteligenco (prek Microsoft Azure OpenAI Service, nameščene v podatkovnih centrih EU) za prevajanje, dedupliciranje, razvrščanje in povzemanje javnih obvestil o razpisih ter za ocenjevanje, kako dobro se razpis ujema s profilom vašega podjetja. Te rezultate je predelava podatkov namenjena podpori odločitvam, da vam pomaga ovrednotiti priložnosti — same po sebi ne proizvajajo nobenega pravnega ali podobnega pomembnega učinka na vas in se za vas kot subjekt podatkov ne sprejema nobena avtomatska odločitev o nabavi, upravičenosti ali uveljavljanju. Vedno ostanete nadzor nad tem, ali in kako boste ukrepali glede povzetka ali ocene ujemanja, generirane z umetno inteligenco.

6. S kom delimo vaše podatke

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo. Delimo jih le z izvajalci storitev (»procesirji«), ki nam pomagajo pri obratovanju Awarde, v skladu s pisnimi sporazumi o obdelavi podatkov, ki zahtevajo, da vaše podatke zaščitijo in jih uporabljajo samo za namene, ki jih navedemo, ter — če se odločite za omogočitev integracije — s tretjimi osebami, katerim nas usmeriš, da pošljemo podatke.

Podatki se tem ponudnikom razkrijejo le prek šifriranih povezav (HTTPS/TLS) preko njihovih vmesnikov (API) — nikoli po e-pošti, izvozu preglednic ali drugega nezaščitenih sredstvih. Podatke lahko tudi razkrijemo, kadar je to zahtevano z zakonom, za uveljavljanje naših pogojev ali za zaščito pravic, lastnine ali varnosti podjetja Malkovich MB, naših uporabnikov ali drugih.

7. Mednarodni prenosi podatkov

Kadar je le mogoče, smo izbrali obdelavo v regiji EU — na primer naš ponudnik umetne inteligence deluje izključno v podatkovnih centrih EU, zato podatki o razpisih in profilih, obdelani za funkcije umetne inteligence, ne zapustijo EGP. Nekateri naši ponudniki storitev (glejte razdelek 6) imajo sedež izven EGP. Kadar se osebni podatki prenašajo izven EGP, se zanašamo na Standardne pogodbene klavzule Evropske komisije ali drug pravno priznan prenosen mehanizem in od teh ponudnikov zahtevamo, da vzdrže zaščite, enakovredne standardom GDPR.

8. Hranjenje podatkov

Podatke o vašem računu in profilu podjetja ohranimo, dokler je vaš račun aktiven, in razumno obdobje po tem, v primeru da ga želite ponovno aktivirati. Računi in zapisi o računih se ohranijo, dokler je to potrebno v skladu z litvanskim računovodskim in davčnim pravom. Dnevniki uporabe in tehnični podatki se ohranijo za omejeno obdobje v namene varnosti in poslovanja ter se nato izbrišejo ali anonimizirajo. Če zaprete svoj račun, bomo izbrisali ali anonimizirali vaše osebne podatke, razen kadar smo dolžni ga obdržati po zakonu (na primer davčni zapisi).

9. Varnostni ukrepi

Uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe, primerne tveganju, vključno z:

• Šifriranjem podatkov pri prenosu (TLS/HTTPS v Storitvi in vse povezave API do procesirjev) in šifriranjem podatkov v mirovanju v naših bazah podatkov.
• Nadzor dostopa, ki omejuje, kdo v Malkovich MB in naših procesirjih lahko dostopa do osebnih podatkov, na podlagi načela najmanjšega privilegija.
• Varno avtentifikacijo in upravljanje seje prek našega ponudnika identitete.
• Podatki kartice in plačila, ki jih v celoti obdeluje Stripe v okviru njegove lastne infrastrukture, certificiran za PCI-DSS — nikoli ne vidimo ali shranjujemo polnih številk kartic.
• Pisni sporazumi o obdelavi podatkov z vsakim procesirjem, navedenim v razdelku 6.
• Sproten pregled naše konfiguracije infrastrukture (glavi, gostovanje, politike dostopa) kot del rednega vzdrževanja varnosti.

Nobena metoda prenosa ali shranjevanja ni 100-odstotno varna in ne moremo zagotoviti absolutne varnosti, toda stalno se trudimo izboljšati naš zaščito.

10. Vaše pravice v skladu z GDPR

Če se nahajate v EGP (ali ste drugače zaščiteni s GDPR), imate pravico do:

• Dostopa do osebnih podatkov, ki jih imamo o vas.
• Popravka netočnih ali nepopolnih podatkov.
• Izbris vaših podatkov (»pravica biti pozabljen«), pod pogojem naših pravnih obveznosti za hranjenje podatkov.
• Omejitve ali nasprotovanja določeni obdelavi, vključno s procesiranjem, ki temelji na legitimnem interesu.
• Prejmete vaše podatke v prenosljivi, strojno berljivi obliki.
• Odklic soglasja kadar koli, kadar je obdelava osnana na soglasju, brez vpliva na zakonitost obdelave pred odpoklicanjem.
• Vložite pritožbo pri nadzornem organu — v Litvi Državnem uradu za varstvo podatkov (Valstybine duomenu apsaugos inspekcija, VDAI) ali organu za varstvo podatkov v vaši lastni državi članici EU.

Če želite uveljavljati katero koli od teh pravic, nas kontaktirajte na support@awarda.eu. Odgovorili bomo v rokih, ki jih zahteva GDPR.

11. Piškotki in tehnologije sledenja

Nujno potrebni piškotki
Uporabljamo nujno potrebne piškotke za avtentifikacijo (obdržavanje prijave) in za zapomnitev izbranega jezika prikaza. Ti piškotki so potrebni za delovanje Storitve in ne zahtevajo soglasja v skladu z veljavnimi pravili e-zasebnosti.

Analitični piškotki — Google Analytics 4 (izbirno, na osnovi soglasja)
Uporabljamo Google Analytics 4, naložen prek Google Tag Managerja (zabojnik GTM-TQHBFTZ8), da razumemo, kako obiskovalci uporabljajo spletno mesto Awarda. GA4 zbira anonimizirirane podatke o uporabi — ogled strani, čas na spletnem mestu, približna geografska regija (država/mesto), tip naprave in dogodke interakcije. Pravna podlaga za to obdelavo je vaše soglasje (člen 6(1)(a) GDPR). Nobene oglaševalske ali ponovno tržne funkcije niso omogočene.

Svoje preference za piškotke lahko izberete, ko prvič obiskate spletno mesto, ali kadar koli tako, da kliknete »Nastavitve piškotkov« v nogi spletnega mesta. Umik soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave, opravljene pred umikom.

Hrambanost analitičnih podatkov
Analitični podatki o dogodkih se hranijo v Googlu do 14 mesecev (kot je nastavljeno v lastnosti GA4). Teh podatkov ne prejmemo ali shranjujemo v naših lastnih sistemih.

Google kot ponudnik storitve
Google Analytics in Google Tag Manager sta storitvi Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, ZDA. Podatki, zbrani s GA4, se prenesejo na Googlove strežnike v Združenih državah Amerike v skladu s Standardnimi pogodbami klavzul. Za več informacij glejte Googlovo politiko zasebnosti na https://policies.google.com/privacy.

Analitika izdelka PostHog (izbirna, na podlagi soglasja)
PostHog se naloži samo na www.awarda.eu po soglasju za analitiko in uporablja končno točko EU https://eu.i.posthog.com. Namen je razumeti uporabo strani in funkcij ter izboljšati storitev. PostHog lahko obdeluje oglede strani, dogodke interakcij, metapodatke brskalnika in naprave, približno lokacijo ter psevdonimni identifikator. Profili oseb se ustvarijo samo za identificirane uporabnike. Zbiranje se ustavi, ko prekličete soglasje. Več informacij je v politiki zasebnosti PostHog. Pravna podlaga za to obdelavo je vaše soglasje (člen 6(1)(a) GDPR). PostHog uporablja piškotke prve osebe in lokalno shrambo brskalnika za psevdonimni distinct ID in ID seje; ob preklicu soglasja za analitiko se onemogočijo in izbrišejo. Awarda podatke o dogodkih PostHog hrani 12 mesecev.

Microsoft Clarity (neobvezno, na podlagi privolitve)
Za razumevanje uporabe spletnega mesta Awarda uporabljamo Microsoft Clarity, ki se naloži šele, ko podate privolitev za analitiko in temelji na anonimizirani analitiki uporabe in posnetkih sej. Clarity lahko zbira podatke o interakcijah, napravah in brskalniku, približni lokaciji in psevdonimnih identifikatorjih. Pravna podlaga za to obdelavo je vaša privolitev (člen 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Microsoft te podatke obdeluje v Združenih državah pod veljavnimi varnostnimi zaščitami. Za več informacij glejte Microsoftovo izjavo o zasebnosti.

12. Zasebnost otrok

Awarda je storitev med podjetji, namenjena uporabi podjetij in strokovnjakov. Ni usmerjena na osebe, mlajše od 18 let, in zavestno ne zbiramo osebnih podatkov od oseb, mlajših od 18 let.

13. Spremembe te politike

To politiko zasebnosti lahko od časa do časa posodobimo, da odražamo spremembe v naših praksah, naših ponudnikih storitev ali veljavnem pravu. Posodobljeno verzijo bomo objavili na tej strani z revidirano datum veljavnosti, pri manjšimi spremembami pa vas bomo obvestili po e-pošti ali prek Storitve.

14. Stopite v stik z nami

Če imate vprašanja o tej politiki zasebnosti ali kako upravljamo vaše podatke, nas kontaktirajte:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litva
E-pošta: support@awarda.eu