Integritetspolicy

1. Vilka vi är

Den personuppgiftsansvarige för dina personuppgifter är:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litauen
Organisationsnummer: 307088162
Momsnummer: LT100018643518
Kontakt för integritetsfrågor: support@awarda.eu.

2. Tillämpningsområde

Awarda är en B2B SaaS-plattform som övervakar offentliga upphandlingsmeddelanden från de 27 EU-medlemsstaterna och Norge, matchar dem mot en prenumerants företagsprofil och tillhandahåller AI-assisterad analys (översättning, sammanfattning, passningspoäng) för att hjälpa små och medelstora företag att hitta och förbereda sig för upphandlingar. Denna policy omfattar personuppgifterna för våra prenumeranter, deras teammedlemmar och webbplatsbesökare. Den reglerar inte själva den offentliga upphandlingsinformationen (upphandlande myndigheters namn, meddelandeinnehåll, CPV-koder osv.), som vi inhämtar från officiella källor såsom Tenders Electronic Daily (TED) och nationella upphandlingsportaler och som redan är offentlig information publicerad av upphandlande myndigheter.

3. Information vi samlar in

3.1 Konto- och identitetsuppgifter
När du registrerar dig samlar vår autentiseringsleverantör (Clerk) in ditt namn, e-postadress, lösenord (hashat, aldrig synligt för oss) och grundläggande sessions-/enhetsinformation som behövs för att hålla dig säkert inloggad.

3.2 Företagsprofiluppgifter
Vid första inloggningen, och för att använda de flesta funktioner, ber vi dig att fylla i en företagsprofil. Om du väljer "Företag" inkluderar detta: företagets juridiska namn, juridisk adress och land, momsnummer (valfritt — lämnas tomt om du inte är momsregistrerad), intresseområden och CPV-koder, certifieringar, referenser, försäkringsuppgifter och preferenser för upphandlingsvärde (minimum/maximum, undantag). Om du väljer "Privatperson" samlar vi in motsvarande identitets- och adressuppgifter för dig personligen istället för ett företag.

3.3 Faktureringsuppgifter
Prenumerations- och betalningsuppgifter — inklusive ditt faktureringsnamn, faktureringsadress, moms-/skatteregistreringsnummer, valt abonnemang och fakturahistorik — behandlas av Stripe, vår betalningsleverantör. Vi använder Stripe Tax för att automatiskt validera momsnummer och fastställa korrekt skattebehandling. Vi tar aldrig emot eller lagrar ditt fullständiga kortnummer; Stripe hanterar kortuppgifter direkt enligt sina egna PCI-DSS-certifierade system.

3.4 Upphandlings- och användningsuppgifter
Vi registrerar vilka upphandlingar du visar, sparar, genererar AI-sammanfattningar för, laddar ner eller exporterar, tillsammans med allmänna användnings- och analysdata (besökta sidor, använda funktioner, tidsstämplar) och tekniska data (IP-adress, webbläsar- och enhetstyp, ungefärlig plats härledd från IP) som behövs för att driva, säkra och förbättra Tjänsten.

3.5 Kommunikation
Om du kontaktar supporten, eller om vi skickar transaktionell e-post till dig (såsom ditt dagliga upphandlingsmatchningsutskick, faktureringskvitton eller kontomeddelanden), behåller vi den korrespondensen och leveransinformationen.

3.6 Kakor och liknande tekniker
Vi använder strikt nödvändiga kakor för att hålla dig inloggad och för att komma ihåg dina språk- och visningspreferenser. Se avsnitt 11 för detaljer.

4. Hur vi använder din information

Vi behandlar dina uppgifter för följande ändamål och rättsliga grunder enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR):

• För att tillhandahålla Tjänsten — matcha upphandlingar mot din profil, generera AI-sammanfattningar och möjliggöra nedladdningar/exporter (fullgörande av vårt avtal med dig).
• För att behandla betalningar, beräkna tillämplig moms och utfärda fakturor (fullgörande av vårt avtal med dig och efterlevnad av våra juridiska/skattemässiga skyldigheter).
• För att skicka dig de upphandlingar du har bett om att bli informerad om och väsentliga konto-/tjänstemeddelanden (fullgörande av vårt avtal med dig).
• För att upprätthålla säkerheten, integriteten och tillförlitligheten hos Tjänsten, inklusive förebyggande av bedrägeri och missbruk (vårt berättigade intresse).
• För att förbättra och utveckla Tjänsten, inklusive förstå vilka funktioner som används (vårt berättigade intresse, avvägt mot dina rättigheter).
• För att kommunicera med dig om produktuppdateringar eller valfria erbjudanden, där du har samtyckt (samtycke, som du kan återkalla när som helst).
• För att efterleva litauiska och EU-rättsliga skyldigheter, inklusive bokförings-, skatte- och faktureringskrav (rättslig skyldighet).

5. AI-behandling och automatiserade funktioner

Awarda använder AI (via Microsoft Azure OpenAI Service, som finns i EU-datacenter) för att översätta, avduplicera, klassificera och sammanfatta offentliga upphandlingsmeddelanden och för att bedöma hur väl en upphandling passar din företagsprofil. Dessa utdata är beslutsstödjande information avsedd att hjälpa dig utvärdera möjligheter — de producerar inte i sig själva någon rättslig eller liknande betydande effekt på dig, och inget inköps-, behörighets- eller tillsynsbeslut fattas automatiskt om dig som registrerad. Du behåller alltid kontrollen över om och hur du agerar på en AI-genererad sammanfattning eller passningspoäng.

6. Med vem vi delar din information

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi delar dem endast med tjänsteleverantörer ("personuppgiftsbiträden") som hjälper oss att driva Awarda, enligt skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal som kräver att de skyddar dina uppgifter och endast använder dem för de ändamål vi anger, och — där du väljer att aktivera en integration — med tredje parter som du ger oss i uppdrag att skicka data till.

Data lämnas ut till dessa leverantörer endast via krypterade anslutningar (HTTPS/TLS) genom deras API:er — aldrig via e-post, kalkylarksexport eller andra osäkra metoder. Vi kan också lämna ut information där det krävs enligt lag, för att upprätthålla våra villkor eller för att skydda Malkovich MB:s, våra användares eller andras rättigheter, egendom eller säkerhet.

7. Internationella dataöverföringar

Där det är möjligt har vi valt EU-regional behandling — till exempel körs vår AI-leverantör uteslutande i EU-datacenter så upphandlings- och profildata som behandlas för AI-funktioner lämnar inte EES. Vissa av våra tjänsteleverantörer (se avsnitt 6) har sitt huvudkontor utanför EES. Där personuppgifter överförs utanför EES förlitar vi oss på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller en annan juridiskt erkänd överföringsmekanism, och vi kräver att dessa leverantörer upprätthåller skyddsåtgärder som motsvarar GDPR-standarder.

8. Datalagring

Vi behåller dina konto- och företagsprofiluppgifter så länge ditt konto är aktivt och under en rimlig period därefter i fall du önskar återaktivera det. Fakturerings- och fakturaregister behålls så länge som krävs enligt litauisk redovisnings- och skattelagstiftning. Användningsloggar och tekniska data behålls under en begränsad period för säkerhets- och driftsändamål och raderas eller anonymiseras sedan. Om du stänger ditt konto kommer vi att radera eller anonymisera dina personuppgifter utom där vi är juridiskt skyldiga att behålla dem (till exempel skattehandlingar).

9. Säkerhetsåtgärder

Vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder som är lämpliga för risken, inklusive:

• Kryptering av data under överföring (TLS/HTTPS över hela Tjänsten och alla API-anslutningar till personuppgiftsbiträden) och kryptering av lagrad data i våra databaser.
• Åtkomstkontroller som begränsar vem på Malkovich MB och våra personuppgiftsbiträden som kan komma åt personuppgifter, på basis av minsta behörighet.
• Säker autentisering och sessionshantering via vår identitetsleverantör.
• Kort- och betalningsdata hanteras helt och hållet av Stripe enligt sin egen PCI-DSS-certifierade infrastruktur — vi ser eller lagrar aldrig fullständiga kortnummer.
• Skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal med varje personuppgiftsbiträde listat i avsnitt 6.
• Fortlöpande granskning av vår infrastrukturkonfiguration (headers, värdtjänst, åtkomstpolicyer) som en del av regelbundet säkerhetsunderhåll.

Ingen överförings- eller lagringsmetod är 100% säker, och vi kan inte garantera absolut säkerhet, men vi arbetar för att kontinuerligt förbättra våra skyddsåtgärder.

10. Dina rättigheter enligt GDPR

Om du befinner dig i EES (eller på annat sätt skyddas av GDPR) har du rätt att:

• Få tillgång till de personuppgifter vi har om dig.
• Rätta felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Radera dina uppgifter ("rätten att bli glömd"), med förbehåll för våra juridiska lagringsåtaganden.
• Begränsa eller invända mot viss behandling, inklusive behandling baserad på berättigat intresse.
• Ta emot dina uppgifter i ett portabelt, maskinläsbart format.
• Återkalla samtycke när som helst, där behandlingen baseras på samtycke, utan att det påverkar lagligheten av behandling före återkallelsen.
• Lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet — i Litauen, Statens dataskyddsinspektörat (Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija, VDAI), eller dataskyddsmyndigheten i ditt eget EU-hemland.

För att utöva någon av dessa rättigheter, kontakta oss på support@awarda.eu. Vi kommer att svara inom de tidsramar som krävs enligt GDPR.

11. Cookies och spårningstekniker

Strikt nödvändiga cookies
Vi använder strikt nödvändiga cookies för autentisering (för att hålla dig inloggad) och för att komma ihåg ditt valda visningsspråk. Dessa cookies krävs för att Tjänsten ska fungera och kräver inte samtycke enligt tillämpliga e-integritetsregler.

Analys-cookies — Google Analytics 4 (valfritt, baserat på samtycke)
Vi använder Google Analytics 4, laddat via Google Tag Manager (behållare GTM-TQHBFTZ8), för att förstå hur besökare använder Awardas webbplats. GA4 samlar in anonymiserade användningsdata — visade sidor, tid på webbplatsen, ungefärlig geografisk region (land/stad), enhetstyp och interaktionshändelser. Den rättsliga grunden för denna behandling är ditt samtycke (artikel 6.1 a i GDPR). Inga annonserings- eller remarketingfunktioner är aktiverade.

Du kan välja dina cookie-preferenser när du först besöker webbplatsen, eller när som helst genom att klicka på "Cookie-inställningar" i webbplatsens sidfot. Återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten av någon behandling som utförts före återkallelsen.

Lagring av analysdata
Analyshändelsedata lagras av Google i upp till 14 månader (enligt konfigurationen i GA4-egenskapen). Vi tar inte emot eller lagrar denna data i våra egna system.

Google som tjänsteleverantör
Google Analytics och Google Tag Manager är tjänster från Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Data som samlas in av GA4 överförs till Google-servrar i USA enligt standardavtalsklausuler. För mer information se Googles integritetspolicy på https://policies.google.com/privacy.

Produktanalys med PostHog (valfritt, samtyckesbaserat)
Vi använder PostHog produktanalys, som endast laddas på www.awarda.eu efter att du har samtyckt till analys, via PostHogs EU-slutpunkt på https://eu.i.posthog.com. Det hjälper oss att förstå hur sidor och funktioner används och att förbättra Tjänsten. PostHog kan behandla sidvisningar, interaktionshändelser, webbläsar- och enhetsmetadata, ungefärlig plats och en pseudonymiserad identifierare. Personprofiler skapas endast för identifierade användare. Insamlingen upphör när du återkallar ditt samtycke. Läs mer i PostHogs integritetspolicy. Den rättsliga grunden för denna behandling är ditt samtycke (artikel 6.1 a i GDPR). PostHog använder förstapartscookies och webbläsarens lokala lagring för ett pseudonymt distinct ID och sessions-ID; dessa inaktiveras och rensas när du återkallar ditt analyssamtycke. Awarda behåller PostHogs händelsedata i 12 månader.

Microsoft Clarity (valfritt, baserat på samtycke)
Vi använder Microsoft Clarity, som endast laddas efter att du har gett samtycke till analys, för att förstå hur besökare använder Awardas webbplats genom anonymiserad användningsanalys och sessionsinspelningar. Clarity kan samla in interaktionsdata, enhets- och webbläsarinformation, ungefärlig plats och pseudonyma identifierare. Den rättsliga grunden för denna behandling är ditt samtycke (artikel 6.1 a i GDPR). Microsoft behandlar dessa uppgifter i USA under tillämpliga skyddsåtgärder för överföring. För mer information, se Microsofts Sekretesspolicy.

12. Barns integritet

Awarda är en företag-till-företag-tjänst avsedd för användning av företag och yrkesverksamma. Den riktar sig inte till, och vi samlar inte medvetet in personuppgifter från, personer under 18 år.

13. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan för att återspegla förändringar i vår verksamhet, våra tjänsteleverantörer eller tillämplig lagstiftning. Vi kommer att publicera den uppdaterade versionen på denna sida med ett reviderat ikraftträdandedatum, och där ändringar är väsentliga kommer vi att meddela dig via e-post eller genom Tjänsten.

14. Kontakta oss

Om du har frågor om denna integritetspolicy eller hur vi hanterar dina uppgifter, kontakta:

Malkovich MB
Krokuvos g. 13, LT-09314 Vilnius, Litauen
E-post: support@awarda.eu